Open Dental আপনার প্র্যাকটিস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং আপনার সময়সূচি অক্ষুণ্ণ রাখে। এটি রোগীদের জন্য একটি বুকিং পৃষ্ঠা। এটি Open Dental-এর API-এর মাধ্যমে আপনার সময়সূচি বাস্তব সময়ে পরীক্ষা করে এবং একইভাবে নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট লিখে। কোনো দ্বিতীয় ক্যালেন্ডার সিঙ্ক করার প্রয়োজন নেই, কোনো ডেটা মাইগ্রেট করার দরকার নেই, এবং আপনাকে eServices বন্ধ করতে হবে না।
আমরা একটি API কী ইস্যু করি এবং আপনি সেটি Open Dental-এর Setup > Advanced Setup > API-তে পেস্ট করেন। কলগুলো আপনার সার্ভারে ইতিমধ্যেই চলমান eConnector-এর মাধ্যমে চলে, ঠিক যেমন অন্যান্য Open Dental API ক্লায়েন্টরা সংযুক্ত হয়। আপনার ওয়ার্কস্টেশনগুলোতে কিছুই ইনস্টল হয় না, এবং কোনো ডাটাবেস লগইন, VPN বা পোর্ট ফরওয়ার্ডিং নেই। আপনার সার্ভার চালু থাকতে হবে, কারণ সময় Open Dental থেকে পড়া হয় এবং প্রতিটি বুকিং লেখার আগে তা লাইভে যাচাই করা হয়।
এই পৃষ্ঠাটি আপনার ড্যাশবোর্ডে কনফিগার করা প্রদানকারীর সময়সীমা এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট প্রকারের মধ্যে উপলব্ধ সময় দেখায়। Open Dental-এ সেই প্রদানকারীর জন্য ইতিমধ্যে বুক করা সময় এবং প্রতিটি চেয়ার পূর্ণ থাকা সময়গুলো বাদ দেওয়া হয়। Broken, Unscheduled List এবং Planned অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো কোনো সময় ব্লক করে না, কারণ এগুলো কোনো চেয়ার সংরক্ষণ করে না। যদি সেই মুহূর্তে Open Dental থেকে তথ্য পড়া না যায়, পৃষ্ঠা অনুমান করার চেয়ে কোনো সময়ই দেখায় না। Open Dental-এ অনলাইন বুকিং বর্তমানে শুধুমাত্র নতুন রোগী ফ্লো-এর মাধ্যমে কাজ করে, তাই আমাদের শিডিউলিং সেটিংসে নতুন রোগীর অনলাইন বুকিং চালু করুন। যে রোগী 'বিদ্যমান রোগী' নির্বাচন করে, সে ত্রুটি বার্তা পায় এবং ফিরে গিয়ে 'নতুন রোগী' নির্বাচন করতে হয়। যেহেতু এটি নতুন রোগী ফ্লো, ক্লিনিং এবং অন্যান্য হাইজিন অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরন এখনও Open Dental অফিসের জন্য অনলাইনে উপলব্ধ নয়। ফেরত আসা রোগীরা পরীক্ষা এবং অন্যান্য অ-হাইজিন ভিজিট বুক করতে পারেন। চার্ট তৈরি করার আগে, আমরা Open Dental-এ নাম ও জন্মতারিখ অনুযায়ী অনুসন্ধান করি, তারপর শুধুমাত্র নাম, তারপর ফোন নম্বর, তারপর ইমেইল অনুযায়ী। যদি কিছুই মিল না খায়, তবেই একটি নতুন রোগীর রেকর্ড তৈরি হয়। শুধুমাত্র নাম, ফোন নম্বর বা ইমেইলে মিললে বুকিংটি বিদ্যমান চার্টে সংযুক্ত হয়ে যেতে পারে, এমনকি জন্মতারিখ বা নাম ভিন্ন হলেও (যেমন একই নামের পিতা-মাতা ও সন্তান, বা একই ফোন নম্বর শেয়ার করা পরিবারের সদস্যরা), তাই প্রতিটি অনলাইন বুকিংয়ের সময় চার্টটি যাচাই করুন।
সেভ করার ঠিক আগে আমরা Open Dental থেকে সেই দিনটি আবার পড়ি। যদি প্রদানকারীর সময় ইতিমধ্যেই বুক হয়ে যায় বা প্রতিটি চেয়ারই পূর্ণ থাকে, তাহলে রোগীকে অন্য সময় বেছে নিতে বলা হয় এবং কিছুই লেখা হয় না। অন্যথায় আমরা চেয়ার বেছে নিই: প্রদানকারী যে অপারেটরিগুলো সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করেন সেগুলো প্রথমে আসে, তারপর আপনার অফিসের বাকি চেয়ারগুলো, এবং আমরা পুরো ভিজিটের জন্য যেটি প্রথম ফাঁকা থাকে সেটিই নিই। যদি সেই যাচাইয়ের জন্য Open Dental-এ সংযোগ স্থাপন করা না যায়, তাহলে বুকিং প্রত্যাখ্যাত হয় এবং রোগীকে আবার চেষ্টা করতে বা অফিসে কল করতে বলা হয়। যদি সময়টি খালি থাকে, রোগী লাইভ চেক শেষ হওয়ার পর একটি নিশ্চিতকরণ দেখেন, এবং কিছুক্ষণের মধ্যেই চার্ট এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট Open Dental-এ লেখা হয়, তাদের নির্বাচিত তারিখ, সময় এবং প্রদানকারীর তথ্যসহ। অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়কাল নির্ধারিত হয় অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরন অনুযায়ী, আপনার নিজস্ব অ্যাপয়েন্টমেন্টের মতোই ডাক্তার-সময় ও সহকারী-সময়ের বিন্যাসে। যদি সেই লেখার প্রক্রিয়া ব্যর্থ হয়, আমরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরায় চেষ্টা করি এবং বুকিংটি আপনার দলের জন্য চিহ্নিত করা হয়।
চেয়ারটি আপনার প্রদানকারীর স্বাভাবিক অর্ডারের প্রথম বিনামূল্যের চেয়ার, এটি কোনো ধরন-ভিত্তিক নিয়ম নয়, তাই এটি হতে পারে না সেই চেয়ার যা আপনার শিডিউলার বেছে নিত। অনলাইন বুকিংগুলোতে বর্তমানে Open Dental-এ '[AI PHONE BOOKING]' নোট থাকে, যা ফোন বুকিংগুলোর লেবেলের মতোই। প্রতিটি বুকিংয়ের চার্ট মিলিয়ে দেখুন, এবং যদি অন্য চেয়ার প্রয়োজন হয় তবে Open Dental-এ অ্যাপয়েন্টমেন্টটি সরিয়ে দিন। Open Dental-এর অনলাইন বুকিং আমাদের অন্যান্য Open Dental ফিচারগুলোর তুলনায় নতুন, তাই প্রথম সপ্তাহের বুকিংগুলো মনোযোগ দিয়ে পরীক্ষা করুন।
সেটআপে কয়েক মিনিট সময় লাগে এবং এতে কোনো মাইগ্রেশন জড়িত নেই। আপনি Open Dental-এ API সক্রিয় করেন, আমরা যে কী ইস্যু করি তা পেস্ট করেন, এবং নিশ্চিত করেন যে eConnector চলছে। তারপর, আমাদের ড্যাশবোর্ডে প্রতিটি প্রদানকারীর বুকযোগ্য সময় এবং রোগীরা যে ধরনের অ্যাপয়েন্টমেন্ট বেছে নিতে পারবেন সেগুলো নির্ধারণ করেন, প্রতিটি সময়কালসহ। নতুন রোগীর অনলাইন বুকিং চালু করুন; এটি না থাকলে Open Dental-এর রোগীরা বুকিং সম্পন্ন করতে পারবে না। আমরা আপনার বিদ্যমান অ্যাপয়েন্টমেন্ট থেকে আপনার সময়ের ধরণ এবং প্রতিটি প্রদানকারীর সাধারণ চেয়ার কপি করি। তারপর বুকিং লিঙ্কটি আপনার ওয়েবসাইট, গুগল প্রোফাইল বা টেক্সট ও ইমেইলে যুক্ত করুন। লাইভ হওয়ার আগে কয়েকটি পরীক্ষামূলক অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করুন এবং দেখুন সেগুলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট মডিউলে কোথায় দেখা যাচ্ছে।
Web Sched হল Open Dental-এর নিজস্ব অনলাইন বুকিং, eServices-এর অংশ। এটি Open Dental-এর ভিতরে কনফিগার করা হয়, এবং Open Dental-এর ম্যানুয়াল অনুযায়ী, আপনি Web Sched অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরনগুলো তাদের নিজস্ব সময়কাল ও সময়ের প্যাটার্নসহ নির্ধারণ করেন এবং সেগুলোকে সেই অপারেটরি ও প্রদানকারীর সময়সূচীতে সংযুক্ত করেন যেখানে বুকিং করা যাবে। এতে প্রতিটি বুকিংয়ের ধরন কোন চেয়ারে ব্যবহার হবে তা সুনির্দিষ্টভাবে নিয়ন্ত্রণ করা যায়, এবং এটাই এর প্রকৃত শক্তি। আমাদের অনলাইন বুকিংয়ে আমরা প্রদানকারীর সময়সীমা এবং আপনার ড্যাশবোর্ডে নির্ধারিত বুকিংয়ের ধরন ব্যবহার করি, ওপেন ডেন্টালে ইতিমধ্যে বুক হওয়া সময় লুকিয়ে রাখি, প্রতিটি বুকিংয়ের আগে ওপেন ডেন্টাল লাইভ চেক করি, এবং নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো সেই প্রদানকারীর স্বাভাবিক ক্রম অনুসারে প্রথম ফাঁকা চেয়ারে লিখে রাখি। এটি কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরনকে নির্দিষ্ট অপারেটরিতে সীমাবদ্ধ করে না। যদি আপনার সময়সূচি প্রতিটি ধরনকে নির্দিষ্ট চেয়ারের সাথে বেঁধে রাখার ওপর নির্ভর করে, তাহলে Web Sched সেগুলোর জন্য আরও উপযুক্ত হতে পারে। আমাদের সিস্টেম তখনই কার্যকর, যখন আপনি চান বুকিং আমাদের Open Dental-এ চলমান অন্যান্য কার্যক্রমের—যেমন ইনটেক ফর্ম, রিমাইন্ডার এবং AI রিসেপশনিস্ট—পাশে পাশাপাশি চলুক।
এটি সরাসরি লেখালেখি করে, কোনো অনুরোধ ইনবক্স ছাড়াই। রোগী লাইভ চেক শেষ হওয়ার পর একটি নিশ্চিতকরণ দেখেন, এবং চার্ট ও অ্যাপয়েন্টমেন্ট কিছুক্ষণের মধ্যেই Open Dental-এ লেখা হয়। যদি সেই লেখালেখি ব্যর্থ হয়, আমরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরায় চেষ্টা করি এবং বুকিংটি আপনার দলের জন্য ফ্ল্যাগ করা হয়। Open Dental-এর অনলাইন বুকিং আমাদের অন্যান্য Open Dental ফিচারগুলোর তুলনায় নতুন, তাই Appointments মডিউলে প্রথম সপ্তাহের বুকিংগুলো পরীক্ষা করুন।
তিনটি উপায়। Open Dental-এ সেই প্রদানকারীর জন্য ইতিমধ্যেই বুক করা সময়গুলো অফার করা হয় না, এবং যখন প্রতিটি চেয়ারই পূর্ণ থাকে তখনও অফার করা হয় না। সংরক্ষণ করার ঠিক আগে আমরা আবার Open Dental লাইভ থেকে তথ্য পড়ি, Web Sched বা আপনার ফ্রন্ট ডেস্ক যা বুক করেছে সবকিছু সহ, এবং যদি প্রদানকারী বা প্রতিটি চেয়ারই বুকড থাকে তাহলে সেই সময়টি প্রত্যাখ্যান করি। এবং বুকিং শুধুমাত্র এমন একটি চেয়ারে করা হয় যা পুরো ভিজিটের জন্য ফাঁকা থাকে। যদি Open Dental-এ সংযোগ স্থাপন করা না যায়, তাহলে কোনো সময় দেখানো হয় না এবং কোনো বুকিং সংরক্ষণ করা হয় না, তাই রোগীকে আবার চেষ্টা করতে বা কল করতে বলা হয়, যাতে অন্ধভাবে বুকিং না হয়।
রোগী যে ধরনের অ্যাপয়েন্টমেন্ট বেছে নিয়েছে, সেটি আমাদের ড্যাশবোর্ডে আপনি নির্ধারিত দৈর্ঘ্য অনুযায়ীই হবে। আমরা ডাক্তার-সময় ও সহকারী-সময়ের বিন্যাস আপনার নিজস্ব অ্যাপয়েন্টমেন্টের মতোই সাজাই, যাতে বুকিং প্রদানকারীকে ঠিক আপনার হাতে বুক করা ভিজিটের মতোই ব্লক করে। প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট ধরনের দৈর্ঘ্য আপনি প্রকৃতপক্ষে যে সময় বরাদ্দ করেন তার সাথে মেলে কিনা তা যাচাই করুন।
প্রথম অপারেটরিটি পুরো ভিজিটের জন্য ফ্রি। আমরা প্রথমে সেই অপারেটরিগুলো চেষ্টা করি যেগুলোতে প্রোভাইডার (প্রোভাইডার বা হাইজিনিস্ট হিসেবে) সবচেয়ে বেশি বুকিং পায়, তারপর আপনার অফিসের বাকি অপারেটরিগুলো, এবং অবশেষে সেই দিনের শিডিউলে থাকা যেকোনো অপারেটরি। যদি প্রতিটি চেয়ারই বুক হয়ে যায়, তাহলে সেই সময়টি আর অফার করা হয় না। এটি আপনার প্রদানকারীর স্বাভাবিক চেয়ার অনুসরণ করে, কোনো ধরন-ভিত্তিক নিয়ম নয়, তাই প্রথম সপ্তাহে অনলাইন বুকিংগুলো কোথায় পড়ে তা দেখুন।
হ্যাঁ। Open Dental-এ অনলাইন বুকিং বর্তমানে শুধুমাত্র নতুন রোগীর ফ্লো-এর মাধ্যমে কাজ করে, তাই আমাদের শিডিউলিং সেটিংসে নতুন রোগীর অনলাইন বুকিং চালু করুন। 'বিদ্যমান রোগী' নির্বাচন করলে ত্রুটি দেখায় এবং ফিরে গিয়ে 'নতুন রোগী' বেছে নিতে হয়। যেহেতু এটি নতুন রোগীর ফ্লো, তাই ক্লিনিং এবং অন্যান্য হাইজিন অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরন এখনও Open Dental অফিসের জন্য অনলাইনে উপলব্ধ নয়। চার্ট তৈরি করার আগে, আমরা নাম ও জন্মতারিখ অনুযায়ী বিদ্যমান চার্ট খুঁজি, তারপর শুধুমাত্র নাম, ফোন নম্বর ও ইমেইল অনুযায়ী খুঁজি, এবং যদি কিছুই মিল না খায় তবেই নতুন রোগীর রেকর্ড তৈরি করি। একটি ফোন নম্বর বা ইমেইলের মিলই বুকিংটিকে সেই চার্টের সাথে যুক্ত করতে পারে, যদিও নাম ভিন্ন হয়, তাই নতুন অনলাইন বুকিংয়ের ক্ষেত্রে চার্টটি যাচাই করুন। আমরা এখনও Open Dental-এ অনলাইন বুকিং পেজকে নিজস্ব রেফারেল সোর্স হিসেবে রেকর্ড করি না, এবং অনলাইন বুকিং থেকে তৈরি একটি নতুন চার্টে রেফারেল সোর্স হিসেবে 'AI Voice Receptionist' দেখাতে পারে। যদি আপনি রেফারেল সোর্স ট্র্যাক করেন, তাহলে Open Dental-এ এটি সংশোধন করুন।
হ্যাঁ, যদি তারা আমাদের ডিজিটাল অ্যাপয়েন্টমেন্ট পাস তাদের ফোনের ওয়ালেটে যোগ করে থাকে। পাসে একটি ম্যানেজ লিঙ্ক আছে যেখানে তারা ভিজিট বাতিল বা সরিয়ে নিতে পারে। রিমাইন্ডার টেক্সট এবং ইমেলে সেই লিঙ্কটি থাকে না; রিমাইন্ডার টেক্সটে R লিখে উত্তর দিলে রোগীকে অফিসে কল করতে বলা হয়। ম্যানেজ লিঙ্ক থেকে বাতিল করলে Open Dental-এ অ্যাপয়েন্টমেন্ট 'Broken' হিসেবে সেট হয় এবং কারণ উল্লেখ করে একটি নোট যোগ করা হয়, আর আপনার অফিসে একটি ইমেইল পাঠানো হয়। সেই নোটটি বিদ্যমান যেকোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট নোটকে প্রতিস্থাপন করে। আপনার দল ড্যাশবোর্ড থেকেও পুনঃনির্ধারণ করতে পারে, এবং এআই রিসেপশনিস্ট ফোন থেকেই করতে পারে। Open Dental-এ পুনঃনির্ধারণ নতুন সময় বুক করে এবং তারপর মূল অ্যাপয়েন্টমেন্ট ভেঙে দেয়।
না। আমাদের টাইম লিস্ট এবং সেভ করার আগে আমাদের লাইভ চেক—উভয়ই Web Sched এবং আপনার ফ্রন্ট ডেস্ক Open Dental-এ ইতিমধ্যেই যে বুকিংগুলো করেছে তা পড়ে। যদি আপনি উভয়ই চালান, তাহলে ঠিক করুন কোন বুকিং লিঙ্ক কোথায় যাবে, যাতে রোগীরা দুইটি ভিন্ন পেজে না পাঠানো হয়।
না। এটি Open Dental-এর API এবং আপনার সার্ভারে ইতিমধ্যেই থাকা eConnector-এর মাধ্যমে কাজ করে। আপনি API সক্রিয় করে আমরা ইস্যু করা কী যোগ করেন। আপনি যখন খুশি Open Dental-এর ভিতরে সেই কী বন্ধ করতে পারেন, তখন আমরা আর অ্যাক্সেস পাব না।
যদি আপনি Open Dental চালান এবং রোগীরা অনলাইনে বুকিং করতে চান, তাহলে এটি আপনার নির্ধারিত প্রদানকারীর সময়ের মধ্যে সময়ের বিকল্প দেয়, Open Dental-এ ইতিমধ্যেই বুক করা সময়গুলো বাদ দেয়, প্রতিটি বুকিংয়ের আগে Open Dental-এ লাইভ চেক করে, এবং ফ্রি চেয়ারে অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরন অনুযায়ী নির্ধারিত দৈর্ঘ্যে বুকিং লিখে। বিনিময়-সুবিধাগুলো সম্পর্কে স্পষ্ট থাকুন। ফেরত আসা রোগীরা চার্ট মিলানোর মাধ্যমে নতুন রোগীর ফ্লো অনুসরণ করে, ক্লিনিং এখনও অনলাইনে বুক করা যায় না, এবং চেয়ারটি Web Sched-এর মতো ধরন-ভিত্তিক নিয়মের পরিবর্তে আপনার প্রদানকারীর স্বাভাবিক ক্রম অনুসরণ করে। প্রথম সপ্তাহের বুকিংগুলো মনোযোগ দিয়ে পরীক্ষা করুন।
Open Dental হল Open Dental Software, Inc. এর একটি ট্রেডমার্ক। Intake.Dental একটি স্বাধীন পণ্য এবং এটি Open Dental Software, Inc. এর সাথে সংযুক্ত, অনুমোদিত বা অর্থায়িত নয়।
রোগীরা আমাদের ড্যাশবোর্ডে প্রতিটি প্রদানকারীর জন্য আপনি যে সময় এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট ধরনগুলো সেট আপ করেছেন সেখান থেকে বেছে নেয়। Open Dental-এ ইতিমধ্যেই বুক করা সময়গুলো অফার করা হয় না। বুকিং সংরক্ষণ করার আগে, আমরা Open Dental-এ ওই প্রদানকারী ও সময়ের জন্য লাইভ চেক করে একটি ফাঁকা চেয়ার খুঁজে বের করি। যদি উভয়ই খালি থাকে, এটি আপনার Appointments মডিউলে নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট হিসেবে যুক্ত হয়, রোগী যে অ্যাপয়েন্টমেন্ট ধরন বেছে নিয়েছিল সেই ধরনের সময়কাল অনুযায়ী, প্রথম ফাঁকা অপারেটরিতে, প্রদানকারী যে চেয়ারগুলো সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করেন সেগুলো থেকে শুরু করে। Web Sched-এর সাথে তুলনা করার আগে একটি সীমাবদ্ধতা জেনে রাখুন: Open Dental-এ অনলাইন বুকিং আপাতত নতুন রোগী ফ্লো-এর মাধ্যমে চলে, তাই ক্লিনিং অনলাইনে বুক করা যায় না।
আপনার শিডিউল এবং আপনার প্রসিডিউর কোড ব্যবহার করে ২০ মিনিটের ওয়াকথ্রু। কোনো সুইচিং নেই, কোনো মাইগ্রেশন নেই, কোনো রিপ্লেসমেন্ট নেই।
