ইন্ডাস্ট্রি অনুমান অনুযায়ী একটি মিসড নতুন-রোগী কল প্রথম বছরে $900–$1,200 প্রোডাকশন হারায়। হিসাবটি দক্ষতা নিয়ে নয়; এটি সেই রোগী সম্পর্কে যিনি পরিবর্তে রাস্তার নিচের প্র্যাক্টিসে ফোন করলেন।
সপ্তাহে চার দিন, ৮ থেকে ৫টা পর্যন্ত খোলা একটি প্র্যাক্টিস সপ্তাহের প্রায় তিন-চতুর্থাংশ ঘণ্টা পৌঁছানো যায় না। রোগীরা সিদ্ধান্ত নেন তাদের কখন ফোন করার সময় আছে, যা সাধারণত সেই ঘণ্টাগুলিতে হয় না।
যখন ফ্রন্ট ডেস্ক একজন রোগীর সাথে ব্যস্ত থাকে, ফোন বেজে ওঠে কিন্তু কেউ ধরে না। একজন নতুন রোগী যখন ভয়েসমেল পায়, তিনি খুব কমই মেসেজ রেখে যান এবং আবার কল করেন না।
যখন আপনার টিম ডেস্ক থেকে দূরে থাকে, তখনই কর্মরত রোগীরা কল করতে পারেন। AI দিনের ব্যস্ত সময়ে অতিরিক্ত কলগুলি পরিচালনা করে, শুধুমাত্র রাতে নয়।
এটি কোনো ফোন ট্রি বা ভয়েসমেল ট্রান্সক্রিপশন সার্ভিস নয়। এটি কথোপকথন করে এবং কাজটি সম্পূর্ণ করতে পারে।
কোনো হোল্ড মিউজিক নেই, কোনো সারি নেই, কোনো আওয়ার্স-পরবর্তী মেসেজ নেই। এটি রাত, সপ্তাহান্ত এবং লাঞ্চ-রাশ ওভারফ্লো কলগুলি ধরে যখন ডেস্ক ব্যস্ত থাকে।
এটি আপনার প্র্যাকটিস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার থেকে প্রকৃত খালি সময় পড়ে এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট লিখে দেয়, যাতে রোগীকে যা অফার করা হয়েছিল তা-ই আপনার টিম সকালে দেখতে পায়।
ভাষা কলার নির্বাচন করেন, ডেস্কে কে আছে তার উপর নির্ভর করে না। একই নিয়ম প্রযোজ্য এটি যে ইনটেক ফর্মগুলি পাঠায় তাতেও।
একটি AI রিসেপশনিস্ট যা আপনার শিডিউল দেখতে পারে না সে কেবল ভালো ব্যাকরণ সহ একটি উত্তর সেবা। এগুলি হলো সিস্টেম যা আমরা সরাসরি পড়ি এবং লিখি — এবং পৃষ্ঠাগুলি যা প্রতিটি সিস্টেম কী সাপোর্ট করে তা স্পষ্টভাবে বলে।
কলগুলি রোগীর তথ্য স্পর্শ করে, যা ফোনকে HIPAA সারফেস করে তোলে। প্রতিটি Intake.Dental প্র্যাকটিস একটি সম্পাদিত Business Associate Agreement পায় যা কোনো অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই AI ফিচারগুলি কভার করে, এবং তাদের পিছনের AI প্রদানকারীরা তাদের নিজস্ব চুক্তি দ্বারা আবদ্ধ এবং তাদের মডেল প্রশিক্ষণের জন্য আপনার ডেটা ব্যবহার করে না।
প্রাপ্যতা আপনার শিডিউল থেকে আসে, মডেল থেকে নয়। বৃহস্পতিবার বিকেল ২টায় যদি কিছু না থাকে, এটি বৃহস্পতিবার বিকেল ২টা অফার করে না।
রেকর্ডিং, ট্রান্সক্রিপ্ট এবং ফলাফল আপনার ড্যাশবোর্ডে আছে। যদি এটি কোনো কিছু খারাপভাবে পরিচালনা করে আপনি জানতে পারবেন, এবং এটি কীভাবে উত্তর দেয় তা পরিবর্তন করতে পারবেন।
সফটওয়্যার যা আপনার প্র্যাকটিস ফোনের উত্তর দেয় এবং কলারের সাথে প্রকৃত কথোপকথন করে: এটি আপনার অফিস সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে, আপনার লাইভ শিডিউল দেখতে পারে, আপনার প্র্যাকটিস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক বা সরাতে পারে, এবং প্রয়োজনে কলটি একজন ব্যক্তির কাছে পাঠাতে পারে। এটি কোনো ফোন ট্রি নয় এবং কোনো ভয়েসমেল সার্ভিস নয় — কলার স্বাভাবিকভাবে কথা বলে এবং উত্তর পায়।
বেশিরভাগ কলার দ্রুত বুঝতে পারেন যে তারা একটি স্বয়ংক্রিয় সহায়কের সাথে কথা বলছেন, এবং আমরা অন্যথা ভান করি না — এটি নিজেকে আপনার প্র্যাকটিসের সহায়ক হিসেবে পরিচয় দেয়। একজন রোগীর জন্য রাত ৯টায় গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো ফোনের উত্তর দেওয়া হয়েছে এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক হয়েছে, সোমবার পর্যন্ত কেউ শুনবে না এমন ভয়েসমেল নয়।
এটি বুক করে। খালি সময় আপনার লাইভ শিডিউল থেকে পড়া হয় এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট আপনার প্র্যাকটিস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে লেখা হয়, যা একটি AI রিসেপশনিস্ট এবং একটি উত্তর সেবার মধ্যে পার্থক্য। প্রতিটি সিস্টেম কী সাপোর্ট করে তা ভিন্ন, তাই ইন্টিগ্রেশন পৃষ্ঠাগুলি প্রতি PMS অনুযায়ী এটি স্পষ্ট করে।
ব্যথা, ট্রমা এবং যা এটি সমাধান করতে পারে না তা একজন ব্যক্তির কাছে পাঠানো হয় অথবা আপনার নিয়ম অনুযায়ী এস্কালেট করা হয়, একটি অনুমানের পরিবর্তে সঠিক তথ্য সহ।
সময়, অবস্থান, পার্কিং, গৃহীত বীমা, একটি ভিজিটের খরচ, আপনি শিশুদের দেখেন কিনা — এসব প্রশ্ন যা সারাদিন আপনার ফ্রন্ট ডেস্ককে ব্যস্ত রাখে।
প্রতিটি কল আপনার ড্যাশবোর্ডে একটি ট্রান্সক্রিপ্ট এবং সারাংশ হিসেবে আসে, যাতে কেউ কী বলেছিল তা মনে রাখার উপর কিছু নির্ভর না করে।
যদি কোনো সেবাদাতা অসুস্থতার কারণে অনুপস্থিত থাকেন বা অফিস দিনের জন্য বন্ধ হয়ে যায়: দিন বা সেবাদাতার কলামটি নির্বাচন করুন, তারপর এআই প্রতিটি প্রভাবিত রোগীকে ফোন করে, ক্ষমা চায়, এবং তাদের একই সময়কাল অনুযায়ী একই ডাক্তারের (অথবা পরিষ্কারের জন্য যে কোনো হাইজিনিস্টের) কাছে পুনরায় বুক করে, অথবা বাতিল করে, অথবা কলব্যাকের ব্যবস্থা করে। প্রতি রোগী আপনার অফিস থেকে একটি ইমেইলও পায়, যাতে সিদ্ধান্তটি নিশ্চিত করা হয়।
একজন অভিভাবক যখন নিজের এবং দুই সন্তানের জন্য অ্যাপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করেন, অথবা একজন প্রাপ্তবয়স্ক সন্তান যখন তার অভিভাবকের জন্য কল করেন, তা একটি একক কলের মাধ্যমে সম্পন্ন হয়: এটি রোগী কে তা নিশ্চিত করে, প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট পর্যায়ক্রমে বুক করে এবং সেগুলো আপনার সময়সূচিতে পুনরায় যুক্ত করে।
জরুরি কলগুলি আপনার নিয়ম অনুসারে রুট করা হয় — একটি অন-কল নম্বরে, একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে, বা সরাসরি — AI দ্বারা পরিচালনা করার পরিবর্তে। এসকালেশন এমন কিছু যা আপনি কনফিগার করেন, আশা করার বিষয় নয়।
না, এবং যে প্র্যাকটিসগুলি এই কারণে এটি কিনে তারা সাধারণত হতাশ হন। এটি সেই কলগুলি নেয় যেগুলির কেউ উত্তর দিচ্ছিল না: কর্মঘন্টার পরে, সপ্তাহান্তে এবং আপনার টিম যখন রোগীর সাথে থাকে তখন ওভারফ্লো। এটি যে কাজটি সরিয়ে দেয় তা হল হোল্ড টাইম এবং ভয়েসমেইল ট্যাগ, মানুষ নয়।
হ্যাঁ। এটি আপনার অ্যাকাউন্টের বাকি অংশের মতো একই HIPAA-কমপ্লায়েন্ট প্ল্যাটফর্মের ভিতরে চলে, একটি Business Associate Agreement এর অধীনে যা প্রতিটি প্র্যাকটিস স্বয়ংক্রিয়ভাবে পায় এবং যা স্পষ্টভাবে AI ফিচারগুলি কভার করে।
আপনার প্র্যাকটিস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার সংযুক্ত করা এবং আপনার আফটার-আওয়ার্স লাইন AI-এর দিকে নির্দেশ করা একই দিনের কাজ। বেশিরভাগ প্র্যাকটিস শুধুমাত্র আফটার-আওয়ার্স দিয়ে শুরু করে, প্রথম সপ্তাহের কলগুলি শোনে এবং সেখান থেকে ঘন্টা বাড়ায়।
এটি সেই প্ল্যানগুলিতে অন্তর্ভুক্ত থাকে যা AI ফ্রন্ট অফিস বহন করে প্রতি কল বা প্রতি মিনিট মূল্য নির্ধারণের পরিবর্তে। Pricing-এ সম্পূর্ণ বিভাজন আছে।
সhedule ট্যাবে আপনি দিনটি বা শুধু ওই প্রদানকারীর কলামটি বেছে নিন, আর AI রিসেপশনিস্ট আপনার অফিস নম্বর থেকে তাতে থাকা প্রতিটি রোগীকে ফোন করে। এটি পরিবর্তনটি ব্যাখ্যা করে, ক্ষমা চায়, এবং একই দৈর্ঘ্যের ফাঁকা সময় (ডাক্তার ভিজিটের জন্য একই ডাক্তার, ক্লিনিংয়ের জন্য যে কোনো হাইজিনিস্ট) অফার করে। রোগী কল করার সময়ই পুনরায় বুক করতে পারে, আপাতত বাতিল করতে পারে, অথবা আপনার অফিসকে পরে কল করতে বলতে পারে। যারা উত্তর দেয় না, তাদের ভয়েসমেইল, টেক্সট, ইমেইল পাঠানো হয় এবং প্রায় দুই ঘণ্টা পর আরও একটি কল করা হয়। আপনার দল প্রতিটি ফলাফল লাইভে দেখে এবং রান শেষ হলে একটি সারসংক্ষেপ পায়।
বেশিরভাগ ডেন্টাল অফিস প্রতিযোগীর কাছে নয়, বরং ভয়েসমেল বক্সের কাছে নতুন রোগী হারায়। একটি AI রিসেপশনিস্ট প্রথম রিংয়েই উত্তর দেয়, আপনার লাইভ শিডিউল চেক করে, আপনার প্র্যাক্টিস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করে এবং যখন সত্যিই দরকার হয় তখন একজন মানুষের কাছে হস্তান্তর করে — ২৫+ ভাষায়, সারাদিন সারারাত।
আপনার আফটার-আওয়ার্স লাইন AI-এর দিকে নির্দেশ করুন, এটি যে কলগুলি নেয় তা শুনুন এবং যখন আপনি বিশ্বাস করেন তখন ঘন্টা বাড়ান। কোনো দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি নেই।
